El CIVR comprobará las partidas de vinos recibidas y los documentos oficiales que las acompañan, rectificará cualquier error material y rechazará las muestras que no se ajusten a las cláusulas del presente reglamento. Prestará atención a la correcta utilización de las denominaciones de origen o indicaciones geográficas y a los números de lote de los vinos envasados. El etiquetado de los productos fabricados en los Estados miembros de la UE debe ajustarse a la normativa comunitaria y, en el caso de terceros países, a la normativa vigente en el país de producción. A continuación, el organizador divide las muestras en series para su degustación en función de las características indicadas en las declaraciones previstas en los procedimientos de registro, o de las características observadas en caso necesario.
El CIVR almacenará las muestras en un local seguro y en condiciones de temperatura y ambientales que garanticen su correcta conservación.
El CIVR se encarga de agrupar los vinos para transportarlos al lugar de la cata en Estados Unidos.